«PROGETTO MATTONI», FUCINA DEL SENSO DI RESPONSABILITÀ
Dietro le quinte del futuro SSN
Il Sole 24 Ore Sanità - 28 giugno 2006A più di due anni di distanza, si delineano i primi bilanci del «Progetto Mattoni» del Ssn, l’iniziativa che prevede la costruzione di un "linguaggio comune" per la Sanità, attraverso 15 linee progettuali.
In questa sede, presentiamo alcune riflessioni sugli aspetti metodologici e sugli strumenti di gestione e organizzazione del progetto. Per la sua realizzazione è stata necessaria una gestione organica e integrata del programma e un’impostazione comune dei progetti, fin dalla pianificazione.
La funzione di coordinamento è svolta dal ministero della Salute, dall’Assr e dal Raggruppamento temporaneo di imprese (Rti) Nsis, di cui Kpmg è capofila.
Il coordinamento si esplica tra Mattoni, tra Mattoni e ministero, tra Mattoni e Nsis e tra Mattoni e mondo medico-scientifico.
L’Assr svolge una funzione di supporto a tutti i gruppi di lavoro e di facilitatore nei rapporti con le Regioni che non partecipano direttamente ai gruppi.
Questi ultimi sono costituiti da referenti della Regione capogruppo e della Regione associata, nonché da dirigenti di altre 5 Regioni e comprendono anche rappresentanti dei ministeri della Salute e dell’Economia e dell’Assr, dirigenti di aziende, esperti e ricercatori del mondo accademico per un totale di 318 persone.
La costante attività di coordinamento è orientata al monitoraggio dello svolgimento dei lavori, all’individuazione e prevenzione di criticità, all’attivazione di iniziative tempestive di supporto.
Essa si realizza attraverso l’applicazione di indicatori di misura della partecipazione attiva ai lavori da parte di tutti referenti di ogni gruppo, con lo scopo di stimolare e garantire la massima collaborazione e cooperazione tra i partecipanti in una sorta di processo di miglioramento continuo.
Inoltre, il coordinamento assicura le funzioni di: management di progetto, con supporto operativo ai singoli Mattoni (convocazioni, raccolta, circolazione e archiviazione del materiale ecc.); management di programma, che concerne il supporto all’intero progetto (monitoraggi periodici, aggiornamenti, redazione di report di programma ecc.); attività trasversali, come azioni di comunicazione.
L’organizzazione di management di progetto verticale su ciascun Mattone e management di programma trasversale su tutti i Mattoni ha consentito di avere sotto controllo le interazioni tra i diversi Mattoni e tra questi e le progettualità Nsis, consentendo una più puntuale pianificazione di ciascuno di essi, un’immediata analisi d’impatto complessiva per eventuali variazioni, nonché una pianificazione di azioni sinergiche comuni (impostazioni condivise, gruppi di lavoro trasversali ecc.).
Tra gli strumenti adottati si segnala, innanzitutto, il piano di progetto che contiene la descrizione di una serie di variabili che trovano la corrispondente valorizzazione nei report di progetto, utilizzati per il controllo e la quantificazione dello Stato di avanzamento lavori (Sal).
È stata prevista l’assegnazione di un “peso” alle diverse fasi del progetto, che ha consentito di legare l’avanzamento dei lavori alla liquidazione degli importi dovuti. Il “peso” consente, infatti, di ponderare l’avanzamento dei lavori alla complessità dell’attività che, al contrario, di solito viene rapportata al trascorrere del tempo; si utilizza, cioè, un meccanismo di pesatura che tiene conto della diversa importanza delle fasi di progetto.
All’inizio del progetto si è definito il meccanismo di erogazione del finanziamento, basato sulla ripartizione del corrispettivo in tranche correlate al Sal. Dopo l’approvazione da parte della Cabina di regia dei prodotti e dei corrispondenti stati avanzamento lavori, l’Assr eroga una percentuale equivalente del corrispettivo complessivo.
Il Progetto, oltre ai meccanismi di condivisione e all’elevato grado di coinvolgimento di tutte le istituzioni, è caratterizzato da estrema trasparenza nella comunicazione delle procedure e dei risultati.
Inoltre, a supporto della rendicontazione puntuale delle attività, è stata messa a disposizione anche una piattaforma web per la condivisione dei documenti e l’archiviazione del materiale e dei verbali definitivi, a cui sono stati abilitati tutti i partecipanti.
L’attività di governance viene svolta dalla Cabina di regia (organo paritetico Stato-Regioni) attraverso gli strumenti di gestione appena descritti e riguarda: l’approvazione dei risultati, il controllo e l’approvazione degli stati di avanzamento; l’approvazione delle eventuali ripianificazioni dei progetti.
Inoltre, gli strumenti adottati per la gestione dei Mattoni sono in linea con quelli attivati per il controllo del Progetto Nsis e, inoltre, nei singoli progetti sono gestite le interazioni esistenti con altre iniziative (tavoli tecnici, commissioni ministeriali, gruppi di lavoro ecc.) che rappresentano i “punti di contatto” tra i vari progetti e che permettono di integrare tutte le azioni del sistema, attività che richiede di essere fortemente presidiata, per evitare duplicati, ripetizioni, errori.
Nel biennio 2004-2005 le riunioni sono state 320 (in media più di 3 riunioni a settimana). La presenza media nelle riunioni è di 15 persone. I prodotti realizzati sono 35 e le riunioni svolte per realizzare e condividere un prodotto concluso, da far approvare alla Cabina di regia, sono state mediamente 15.
I report di programma sono stati 13, mentre sono stati 32 i report di progetto già consegnati alla Cabina per procedere all’approvazione di ripianificazioni e liquidazioni per ogni Mattone. Quanto descritto dimostra l’intensità e la continuità della partecipazione al Progetto, nonché la realizzazione di prodotti e la loro formalizzazione presso la Cabina di regia nei tempi e nei modi stabiliti dalla Conferenza Stato-Regioni.
Tali risultati sono confermati anche nello stato di avanzamento che evidenzia come, alla data dello scorso aprile, 6 Mattoni avevano superato circa il 70% e concluderanno il lavoro entro luglio; 6 avevano raggiunto più del 50% e presenteranno i risultati alla fine dell’anno; il Mattone “Classificazione delle strutture” è stato il primo Mattone a chiudere il progetto definitivamente il 9 febbraio scorso; infine, si sottolinea che il progetto Pronto soccorso-118 mostrava risultati non in linea perché ha iniziato l’attività solo nell’autunno 2005.
Un aspetto da considerare tra i risultati del Progetto è rappresentato dalla condivisione di strumenti e metodi di organizzazione e gestione del lavoro come quelli finora descritti di cui c’è ancora scarsa consuetudine e disponibilità all’utilizzo.
Essi, nella fase iniziale, hanno comportato numerose difficoltà di applicazione e alcune resistenze, ma progressivamente sono stati accettati e adottati nella consapevolezza che il “linguaggio comune”, indispensabile alle Regioni per operare nel Ssn necessita principalmente del medesimo approccio metodologico.
Il Progetto Mattoni è uno dei più lunghi, intensi e significativi mai svolti nel Ssn, non solo perché vede la cooperazione di tutte le istituzioni e attori del sistema, ma soprattutto perché ne sta dimostrando, con i risultati raggiunti, il senso di responsabilità.
Giulia Scarampi
Giulia Scarampi è scomparsa il 4 maggio dopo una breve malattia e da quel momento numerose persone hanno ricevuto la grazia di migliorare la propria vita attraverso gli organi che lei ha donato.
La sua professionalità, competenza ed entusiasmo hanno caratterizzato lo svolgimento del Progetto Mattoni. Il suo coordinamento per Kpmg, costante, attento e puntuale e, non ultimo, pieno di gioia, è stato supporto fondamentale al lavoro straordinariamente complesso e intenso svolto da noi tutti impegnati da più di 2 anni nei 15 progetti.
Siamo profondamente vicini alla sua famiglia, agli amici e ai colleghi di Kpmg che l’hanno voluta accompagnare in questi giorni, tutti insieme, fino all’ultimo momento.
Giovanna Baraldi Coordinatore Progetto Mattoni dell’Agenzia per i servizi sanitari regionali